(Task 3) Front Office Dan Departement Dalam Hotel Serta Hubungan Kerjanya

A.    Bagian Front Office Department

Tugas utama dari Front Office Department adalah menjual atau menyewakan kamar kepada tamu. Front Office terdiri dari beberapa section, yaitu:

a.      Reservation Section yaitu seksi ini bertugas dan bertanggung jawab melayani tamu terhadap pelayanan pemesanan kamar, memberikan konfirmasi kamar dan mengontrol jumlah dan jenis kamar yang terjual dan yang belum terjual.

b.      Reception Section yaitu seksi yang bertugas melayani penerimaan kedatangan tamu perorangan, rombongan dan tamu-tamu VIP (Very Important Person).

c.       Concierge yaitu section yang bertugas melayani penanganan barang-barang tamu, memberikan penjelasan tentang informasi yang diperlukan tamu seperti penjelasan mengenai fasilitas hotel, tempat-tempat berbelanja, tempat hiburan dan lain sebagainya.

d.      Telephone Operator seksi ini bertugas melayani permintaan sambungan telepon, baik lokal maupun interlokal, nasional maupun internasional. Malayani permintaan wake-up call.

e.       Front Office Cashier yaitu bagian atau seksi yang bertugas dan bertanggung jawab untuk menangani pembayaran bill tamu ataupun dalam penukaran uang.

f.        Airport & Harbor Representative yaitu seksi yang bertugas dan bertanggung jawab menangani tamu yang check-in ataupun check-out melalui bandara ataupun pelabuhan.

Strukutur organisasi di Front Office Departement

 

B. Departement dalam Hotel 

Hotel terdiri dari beberapa departemen yang memiliki hubungan atau kerjasama antara yang satu dengan yang lain. Mengingat bahwa usaha jasa perhotelan tidak akan sanggup bertahan tanpa adanya kerjasama di dalam organisasinya.

a)  Front Office Department adalah bagian yang bertugas dan bertanggung jawab menangani pemesanan kamar, memberikan informasi kepada tamu, menangani penerimaan tamu, menangani barang bawaan tamu, menangani pembayaran. Front Office sering diartikan sebagai jantungnya hotel.

b)  Housekeeping Department adalah departemen yang bertugas dan bertanggung jawab menangani kebersihan, kerapian dan kelengkapan kamar tamu, public area, ruangan kantor, menangani linen hotel dan seragam karyawan, menangani pencucian dan menangani barangbarang tamu yang hilang atau tertinggal (lost and found).

c)  Food and Beverage Department adalah bagian yang bertugas dan bertanggung jawab mengolah dan menyiapkan makanan dan minuman serta menyajikannya kepada tamu.

d)  Accounting Department bertugas dan bertaggung jawab atas administrasi keuangan hotel baik pengeluaran maupun pemasukan serta pembelian, pengadaan dan penerimaan barang.

e)    Sales and Marketing Department adalah bagian yang bertugas dan bertanggung jawab memperomosikan hotel seperti kamar, restoran, banquet, wedding dan lain-lain sesuai dengan target atau sasaran yang ingin dicapai.

f)     Human Resources Department adalah departemen yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal penerimaan, penyeleksian, pengangkatan karyawan baru, selain itu tugas dari HRD adalah mengadakan pelatihan dan menangani administrasi karyawan.

g)    Engineering Department bertugas dan bertanggung jawab atas pemeliharaan, perawatan dan perbaikan sarana hotel seperti listrik, gas, dan alat-alat lainnya.

h)   Security Department adalah departemen yang bertugas dan bertanggung jawab menjaga, mengawasi seluruh area hotel dan orangorang yang ada di dalamnya.

i)  SPA Department adalah bagian yang bertugas dan bertanggung jawab memberikan pelayanan perawatan wajah, body treatment, salon, rekreasi dan olahraga seperti tenis dan mini golf.

Struktur Organisasi Hotel

C.   Hubungan Kerja Antara Front Office Department Dengan Departement Yang Lainnya

Hampir semua jenis pekerjaan yang ada di hotel adalah kerja sama tim (team work). Front office department banyak di bantu department yang lain dalam menjalankan tugasnya. Hal ini berhubungan dengan kenyataan bahwa pada dasarnya konsentrasi operasional sebuah hotel berporos pada tamu. Hotel sedapat mungkin memberikan layanan maksimal, tugas tidak dapat di bebankan pada satu department saja, masing-masing saling terkait dan saling berhubungan. Bila mata rantai hubungan ini terputus atau tidak terjalin baik, sudah dapat dipastikan penyampain layanannya pun menjadi pincang.

a.       Housekeeping Department

Housekeeping department adalah department yang salah satunya di bagian hotel yang memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap kebersihan, kerapian, pembersihan yang di lakukan di area kamar, maupun di public area serta lobby maupun di semua area hotel. Adapun hubungan kerja samanya sebagai berikut:

a.       Masalah status kamar dan kebersihan kamar tamu

b.      Masalah room discrepancy (perbedaan status kamar)

c.       Masalah perpindahan kamar

d.      Masalah kedatanagan dan keberangkatan tamu

b.      Food & Beverage Departement

Food & Beverage Departement adalah department yang menyediakan makan dan minuman bagi tamu. Beberapa hotel memiliki berbagai jenis restaurant dan menu makanan. Adapaun hubungan kerjasamnya sebagai berikut:

a.       Penyediaan makanan dan minuman sesuai dengan tingkat hunian kamar.

b.      Penanganan meal cupon

c.       Penanganan minuman selamat datang (welcome drink)

d.      Penanganan daily buffet sehari-hari di coffe shop (untuk tamu rombongan yang menggunaka  fasilitas meal coupon)

c.       Personal & Training Departement

Sumber daya manusia yang merupakan investasi yang tidak habisnya bagi hotel. Pengelolaan sumber daya manusia yang baik akan memberikan kontribusi keuntungan bagi hotel di masa yang akan datang. Sedangakan Training department secara khusus  bertugas memberikan pelatihan kepada karyawan agar lebih trampil dalam bekerja. Adapun hubungan kerja samanya sebagai berikut:

a.       Penerimaan karyawan baru

b.      Mutasi, promosi dan rotasi karyawan

c.       Program orientasi karyawan baru

d.      Tour to hotel

d.      Accounting Departement

Accounting Departement adalah bagian yang berhubungan dengan masalah keuangan hotel. Adapun hubungan kerjasamanya sebagai berikut:

a.       Menangani masalah penagihan kartu kredit tamu yang belum terbayar

b.      Masalah jumlah tagihan tamu

c.        Masalah remittance of funds

d.      Msalah penanganan hotel revenue

e.       Masalah penggajian bulanan

e.       Engineering Departement

Engineering department adalah memiliki peran dalan pemeliharaan struktur bangunan deperti listrik, dan mesin-mesin lainnya. Adapun hubungan kerja samanya sebagai berikut:

a.       Penanganan kerusakan AC, toilet, ataupun alat elektronik yang lainnya.

b.      Penanggulangan kebakaran

c.       Pembuatan kunci duplikat (jika hotel tersebutmasih menggunakan kunci manual)

d.      Menangani working/memo order sehubungan dengan kerusakan yang terjadi pada alat-alat di front office departement

f.       Security Departement

Security department adalah bagian yang bertugas dan bertanggung jawab akan ketertiban dan keamanan di area hotel. Sebenarnnya seluruh karyawan mempunyai kewajiban untuk menjaga keamanan para tamu yang menginap di hotel. Adapun hubungan kerjasamanya sebagai berikut:

a.       Menjaga dan mengawasi kamar tamu yang akan di duga skipper

b.      Melindungi barang milik tamu.

c.       Menicptakan suasana aman kepada tamu, karyawan, dan pengunjung yang datang ke hotel.

d.      Mencatat plat kendaran bermotor yang masuk ke hotel khususnya yang mengantarkan tamu ke hotel.